Databehandleraftale
1. Parter og baggrund
Denne databehandleraftale ("Aftalen") indgås mellem Kunden ("Dataansvarlig") og Klarsvar ("Databehandler") og regulerer Databehandlerens behandling af personoplysninger på Dataansvarliges vegne, jf. databeskyttelsesforordningens (GDPR) artikel 28, stk. 3.
Aftalen gælder, så længe Kunden har en aktiv konto hos Klarsvar, og går forud for modstridende bestemmelser i handelsbetingelserne for så vidt angår behandling af personoplysninger.
2. Genstand, varighed, karakter og formål
- Genstand: Levering af en AI-chatbot, der besvarer spørgsmål fra Dataansvarliges hjemmesidebesøgende på grundlag af Dataansvarliges eget offentligt tilgængelige hjemmesideindhold.
- Varighed: Fra kontooprettelse til kontoens ophør, jf. afsnit 9.
- Karakter og formål: Indsamling (indeksering af hjemmesideindhold), opbevaring, søgning, videregivelse til underdatabehandlere med henblik på svargenerering, visning i Dataansvarliges dashboard samt sletning.
3. Kategorier af registrerede og personoplysninger
- Registrerede: Dataansvarliges hjemmesidebesøgende.
- Personoplysninger: Indholdet af de beskeder, besøgende selv skriver til chatbotten, samt chatbottens svar; et pseudonymt sessions-id; og — hvis den besøgende selv vælger at afgive den — en e-mailadresse afgivet via chatbottens henvendelsesfunktion.
- Følsomme oplysninger: Tjenesten er ikke beregnet til behandling af særlige kategorier af personoplysninger, jf. GDPR artikel 9, eller oplysninger om strafbare forhold. Dataansvarlig skal instruere sine besøgende i ikke at indtaste sådanne oplysninger i chatten.
4. Instruks
Databehandleren behandler alene personoplysninger efter dokumenteret instruks fra Dataansvarlig. Denne Aftale, handelsbetingelserne og de indstillinger, Dataansvarlig foretager i dashboardet (herunder egne svar-regler og til- og fravalg af henvendelsesfunktionen), udgør den samlede instruks. Databehandleren underretter Dataansvarlig, hvis en instruks efter Databehandlerens opfattelse er i strid med gældende databeskyttelsesret.
Databehandleren anvender ikke personoplysninger behandlet på Dataansvarliges vegne til egne formål, herunder ikke til træning eller videreudvikling af AI-modeller.
5. Fortrolighed
Databehandleren sikrer, at personer, der har adgang til personoplysningerne, er underlagt tavshedspligt. Adgang begrænses til de personer, for hvem adgang er nødvendig for at levere tjenesten.
6. Sikkerhed (artikel 32)
Databehandleren har gennemført følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
- Al trafik til og fra tjenesten krypteres i transit (HTTPS/TLS)
- Adgangskoder opbevares alene i hashet form (bcrypt)
- Adgang til kundedata kræver autentifikation, og hver kundes data er logisk adskilt og filtreres på kunde-id ved enhver forespørgsel
- Databasens og vektorlagrets netværksporte er ikke eksponeret mod internettet, og serveren har en restriktiv firewall
- Automatiske sikkerhedsopdateringer på serveren
- Daglig sikkerhedskopiering med validering af, at sikkerhedskopien er brugbar, samt opbevaring adskilt fra driftsserveren
- Rate limiting og kvotegrænser som beskyttelse mod misbrug
- Serverlogs roteres løbende og opbevares kun kortvarigt
7. Underdatabehandlere
Dataansvarlig giver ved indgåelse af Aftalen generel godkendelse til anvendelse af nedenstående underdatabehandlere:
| Underdatabehandler | Funktion | Placering |
|---|---|---|
| Ordbogen A/S (Odin) | Generering af chatsvar | Danmark |
| Hetzner Online GmbH | Serverdrift og datalagring | Finland (EU) |
| Simply.com A/S | Afsendelse af servicemails og notifikation om henvendelser | Danmark |
Databehandleren underretter Dataansvarlig med mindst 30 dages varsel, før en underdatabehandler tilføjes eller udskiftes. Dataansvarlig kan gøre indsigelse; kan der ikke opnås enighed, kan Dataansvarlig opsige abonnementet med virkning fra ændringens ikrafttræden.
Behandlingen af personoplysninger på Dataansvarliges vegne sker inden for EU/EØS. Betalingsoplysninger behandles af Stripe, Inc. i forholdet til Klarsvars egne kunder og er ikke omfattet af denne Aftale.
8. Bistand til Dataansvarlig
- De registreredes rettigheder: Databehandleren bistår Dataansvarlig med at besvare anmodninger om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og dataportabilitet. Henvender en registreret sig direkte til Databehandleren, henvises vedkommende til Dataansvarlig.
- Artikel 32–36: Databehandleren bistår med sikkerhed, anmeldelse af brud, underretning af registrerede og konsekvensanalyser i det omfang, det er relevant henset til behandlingens karakter og de oplysninger, Databehandleren råder over.
- Brud på persondatasikkerheden: Databehandleren underretter Dataansvarlig uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet opmærksom på et brud, med de oplysninger der er nødvendige for Dataansvarliges egen anmeldelse.
9. Sletning ved ophør
Ved kontoens ophør slettes alle personoplysninger, der er behandlet på Dataansvarliges vegne — herunder chatsamtaler, henvendelser og indekseret indhold — senest 90 dage efter ophøret. Sletningen omfatter også sikkerhedskopier, efterhånden som disse udløber efter opbevaringsperioden.
Dataansvarlig kan til enhver tid selv slette sin konto og dermed samtlige tilhørende data via dashboardet, og kan inden ophør anmode om udlevering af data.
10. Revision og dokumentation
Databehandleren stiller på anmodning de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af GDPR artikel 28, og giver mulighed for og bidrager til revision, herunder inspektion, der gennemføres af Dataansvarlig eller en revisor bemyndiget hertil. Dataansvarlig afholder egne omkostninger hertil, og revision varsles med rimeligt varsel og gennemføres uden unødig forstyrrelse af driften.
11. Ansvar og lovvalg
Ansvarsbegrænsningerne i handelsbetingelserne gælder tilsvarende for denne Aftale, i det omfang det er foreneligt med GDPR. Aftalen er underlagt dansk ret, og tvister afgøres ved de danske domstole.
12. Kontakt
Spørgsmål til denne aftale rettes til kontakt@klarsvar.dk.